O que é o aluguel de impressoras
No aluguel, a empresa usa o equipamento mediante pagamento mensal, sem comprá-lo. A propriedade permanece com o fornecedor, que também responde pela manutenção quando o contrato é do tipo full service — o formato mais comum no mercado corporativo brasileiro.
A diferença essencial em relação à compra é contábil e operacional: em vez de imobilizar capital em um ativo que se deprecia, a empresa transforma a impressão em despesa operacional previsível.
Modalidades de locação
| Modalidade | O que inclui | Indicado para |
|---|---|---|
| Locação simples | Somente o equipamento | Uso temporário ou eventos |
| Locação full service | Equipamento, toner, peças e manutenção | Escritórios e empresas em geral |
| Franquia + excedente | Volume incluso e cobrança do que passar | Volume estável e conhecido |
| Custo por página puro | Cobrança apenas pelo que for impresso | Volume muito variável |
Como dimensionar a franquia mensal
Dimensionar mal a franquia é o erro mais caro do modelo. Franquia alta demais significa pagar por páginas que não foram impressas; franquia baixa demais empurra o custo para o excedente, que quase sempre é mais caro por página.
- Levante o contador atual de cada impressora em dois meses distintos
- Separe o volume monocromático do colorido — os preços são diferentes
- Considere sazonalidade (fechamento fiscal, safra, campanhas)
- Some uma margem de segurança pequena, entre 10% e 15%
- Peça no contrato a possibilidade de revisão da franquia após 90 dias
O que verificar antes de assinar
- Prazo de vigência e regra de renovação automática
- Multa e condições de rescisão antecipada
- SLA de atendimento técnico com prazo em horas úteis
- Fornecimento de equipamento reserva (backup) em falhas longas
- Índice e periodicidade do reajuste
- Responsabilidade por seguro, transporte e mudança de endereço
- Propriedade dos dados armazenados no HD da multifuncional ao devolver
Erros comuns na contratação
- Contratar equipamento superdimensionado para o volume real
- Ignorar o custo da página colorida em um parque majoritariamente mono
- Não medir o volume antes e aceitar a franquia sugerida pelo fornecedor
- Deixar o SLA fora do contrato, combinado apenas verbalmente
- Não exigir relatórios mensais de volume por equipamento
Checklist rápido de contratação
- Volume medido e documentado por equipamento
- Proposta com franquia, excedente e reajuste explícitos
- SLA e reserva por escrito
- Plano de instalação e treinamento dos usuários
- Definição do responsável interno pelos chamados