Por que calcular o custo por página
O custo por página (CPP) é o indicador que permite comparar cenários diferentes em uma mesma base: parque próprio, locação simples ou outsourcing completo. Sem ele, a comparação vira uma disputa entre o preço do toner e o valor da mensalidade — números que não são equivalentes.
A fórmula básica
O ponto de partida é o rendimento declarado do suprimento. Divida o preço do toner pelo número de páginas que ele rende, considerando a cobertura padrão de 5% usada pelos fabricantes.
Custo do toner por página = preço do toner ÷ rendimento em páginas.
Se o toner custa R$ 300,00 e rende 6.000 páginas, o custo é de R$ 0,05 por página. Esse, porém, é apenas o primeiro componente.
Os custos que costumam ficar de fora
| Componente | Como calcular | Frequência |
|---|---|---|
| Toner | Preço ÷ rendimento | A cada recarga |
| Cilindro / fotocondutor | Preço ÷ rendimento do cilindro | A cada 3 a 5 toners |
| Peças de desgaste | Custo do kit ÷ vida útil em páginas | Periódica |
| Manutenção | Gasto anual ÷ páginas por ano | Anual |
| Depreciação do equipamento | Valor ÷ vida útil em páginas | Ao longo do contrato |
| Papel | Preço da resma ÷ 500 | Contínua |
| Energia elétrica | Consumo médio × tarifa | Contínua |
| Tempo de TI | Horas em chamados × custo/hora | Contínua |
Exemplo de cálculo
Considere uma impressora laser monocromática com volume de 3.000 páginas por mês. Toner de R$ 300,00 com rendimento de 6.000 páginas resulta em R$ 0,05 por página. Cilindro de R$ 450,00 com rendimento de 20.000 páginas adiciona R$ 0,0225. Manutenção anual de R$ 600,00 sobre 36.000 páginas ao ano adiciona R$ 0,0167.
Somando apenas esses três itens já se chega a aproximadamente R$ 0,089 por página — quase o dobro do número que a empresa costuma usar quando olha só para o toner. Somando papel, energia e horas de TI, o custo real frequentemente ultrapassa R$ 0,12.
Como comparar com uma proposta de locação
- Converta a proposta em custo por página: mensalidade ÷ franquia contratada
- Verifique o custo da página excedente e projete um mês de pico
- Some ao seu cenário atual os custos indiretos — TI, parada de equipamento, compras avulsas
- Compare em um horizonte de 36 meses, não em um único mês
- Considere o valor de não imobilizar capital em equipamento
Como reduzir o custo por página
- Padronizar o parque em poucos modelos reduz estoque de suprimento
- Configurar frente e verso e modo econômico como padrão
- Direcionar volume alto para equipamentos com suprimento de maior rendimento
- Controlar impressão colorida por usuário ou setor
- Monitorar contadores para identificar desperdício e equipamentos ociosos