O que é outsourcing de impressão
Outsourcing de impressão é a terceirização de todo o parque de impressão da empresa. Em vez de comprar impressoras, estocar toner e chamar assistência avulsa a cada defeito, a empresa contrata um fornecedor que entrega o equipamento, os suprimentos, a manutenção e o suporte técnico dentro de uma única mensalidade.
O modelo também é chamado de MPS (Managed Print Services, ou serviços gerenciados de impressão). Na prática, o cliente deixa de administrar ativos e passa a contratar um resultado: páginas impressas com disponibilidade garantida.
Como funciona o contrato na prática
O contrato costuma ser estruturado em três elementos: o equipamento em comodato, uma franquia mensal de páginas e o valor da página excedente. A franquia é o volume já incluso na mensalidade; o que passar disso é cobrado pelo excedente, medido pelo contador da própria impressora.
- Levantamento do parque atual e do volume mensal impresso por setor
- Dimensionamento dos equipamentos (mono, color, multifuncional, formato)
- Definição da franquia mensal e do valor da página excedente
- Instalação, configuração em rede e treinamento dos usuários
- Monitoramento remoto de contadores, níveis de toner e falhas
- Reposição automática de suprimentos e manutenção preventiva
O que normalmente está incluso — e o que não está
| Item | Incluso no contrato | Observação |
|---|---|---|
| Impressora / multifuncional | Sim | Em comodato, sem investimento inicial |
| Toner e cilindro | Sim | Reposição programada pelo monitoramento |
| Peças e mão de obra | Sim | Manutenção preventiva e corretiva |
| Suporte técnico | Sim | Remoto e presencial conforme SLA |
| Papel | Não | Fica por conta do cliente na maioria dos contratos |
| Grampos e insumos de acabamento | Depende | Negociado quando há finalizador |
| Uso pessoal fora do escopo | Não | Entra como página excedente |
Quanto custa o outsourcing de impressão
Não existe tabela única: o preço depende do volume, da proporção entre páginas monocromáticas e coloridas, do modelo do equipamento e do nível de serviço acordado. O que existe é uma lógica de formação de preço bastante previsível.
A referência de mercado é o custo por página. Impressão monocromática em laser costuma ficar em uma faixa bem inferior à colorida, e o custo cai conforme o volume contratado cresce. Por isso, empresas que imprimem pouco tendem a pagar mais caro por página do que empresas de alto volume.
- Volume mensal estimado por equipamento
- Proporção entre preto e branco e colorido
- Tipo de equipamento (impressora simples x multifuncional A3)
- SLA de atendimento e existência de equipamento reserva
- Distância e logística de atendimento
Outsourcing x compra de impressoras
Comprar concentra o gasto no início e transfere para a empresa o risco de manutenção, obsolescência e compra de suprimentos. O outsourcing dilui o custo, torna a despesa previsível e transfere o risco operacional ao fornecedor.
| Critério | Compra do equipamento | Outsourcing |
|---|---|---|
| Investimento inicial | Alto | Nenhum |
| Previsibilidade de custo | Baixa | Alta |
| Manutenção | Por conta da empresa | Inclusa |
| Suprimentos | Compra avulsa | Inclusos e repostos |
| Troca por obsolescência | Nova compra | Prevista em contrato |
| Gestão interna necessária | Alta | Baixa |
Quando o outsourcing compensa
- A empresa imprime de forma recorrente e o volume é razoavelmente estável
- O parque é heterogêneo, com marcas e modelos diferentes espalhados por setores
- A equipe de TI perde tempo com chamados de impressão
- Falta previsibilidade de custo — o gasto com toner varia muito de mês a mês
- Existe necessidade de controle por usuário, setor ou centro de custo
Como avaliar um fornecedor
- SLA de atendimento por escrito, com prazo de resposta e de solução
- Política clara de equipamento reserva em caso de falha prolongada
- Monitoramento remoto de contadores e de nível de suprimento
- Relatórios mensais de volume por equipamento e por setor
- Regras transparentes de excedente, reajuste e rescisão
- Atendimento técnico local, com peças e toner em estoque na região